Intelligent digitaliseren, tevreden thuiszorgers

Voor verzorgenden en huishoudhulpen van Zorg Leuven was de puzzel van werk en privéleven niet altijd makkelijk te leggen. Een doorgedreven programma van digitalisering en flexibilisering van hun werkorganisatie, met de steun van het Fonds Dokter Daniël De Coninck, geeft niet alleen het leven van hun cliënten, maar ook hun eigen leven meer kwaliteit.

Van bij de geboorte tot aan de oude dag: een mensenleven lang staat de thuiszorg van Zorg Leuven klaar om mensen bij te staan. “Wij hebben een zeer gevarieerde doelgroep,” zegt Hilde Clincke, directeur Thuiszorg bij Zorg Leuven. “Thuiszorg is vaak als eerste en als laatste aan zet. Onze medewerkers moeten van alle markten thuis zijn en mee evolueren met de continu veranderende behoeften.” De welzijnsorganisatie begon daarom een ambitieus project dat en cours de route steun kreeg van het Fonds Dokter Daniël De Coninck. Het project bestaat uit drie delen – flexibele uurroosters, digitalisering en competentiemanagement – die met elkaar verbonden zijn en elkaar versterken.

Scheiding werk en privéleven

De eerste versnelling: huishoudhulpen en verzorgenden kregen een tablet mee naar de cliënt. Terwijl ze voordien hun eigen telefoon en mailadres gebruikten voor communicatie tijdens de werkuren, gebruiken nu de tablet om te bellen en te mailen. Als een cliënt vraagt om iets op te zoeken, kan dat meteen. Medewerkers kunnen hun werkplanning opsnorren of vakantie aanvragen, checken of er een bui nadert wanneer ze met een cliënt op stap willen of welke bus te nemen naar een nieuw zorgadres. Thuiscoördinatoren kunnen medewerkers vlotter bereiken. Tijdens de coronagolf was deze snelheid goud waard.

Met de tablets verdwijnt tijdrovend papierwerk en houden medewerkers werk en privéleven makkelijker gescheiden. Allemaal voordelen, maar nogal wat anciens hadden koudwatervrees. “Ze waren bang dat het niet zou lukken of dat ze iets mis zouden doen,” zegt Katleen Vanhelmont, die als coach de thuiszorgmedewerkers ondersteunt en zelf ook nog vier uur per week in de praktijk staat.

“Ik zei dan dat ik zelf ook soms moet zoeken. Dat ze de tijd krijgen om zich aan te passen. Dat een fout makkelijk rechtgezet kan worden.” Zorg Leuven organiseerde voor iedereen standaardopleidingen over het gebruik van de tablets. Wie extra hulp nodig had, kon rekenen op een intensievere opleiding en indien nodig één-op-één begeleiding. “Ze waren zo trots dat het hen gelukt is. En jonge collega’s die bij ons beginnen, vinden het een troef.”

Flexibele uurroosters

Tweede versnelling: flexibele uurroosters en afgestemde zorg. Samen met iedere huishoudhulp en verzorgende werd een uurrooster ineengepuzzeld. “Voor deze nieuwe uurroosters ingingen, begon iedereen ’s ochtends op hetzelfde uur en kon je kiezen tussen een halve dag of een hele dag werken, er zat niks tussenin,” zegt Hilde Clincke. Nu kiezen medewerkers uit een aantal startmomenten en leggen ze de puzzel van hun uurrooster met verschillende tijdsblokjes, tot een dag van minimum drie uur en maximum acht uur.

“Zo kunnen ze schuiven met hun werkuren in functie van hun privéleven,” zegt Clincke. “Wij hebben bijvoorbeeld wel wat medewerkers met een co-ouderschapsregeling. Met de flexibele uurroosters kunnen zij in de week dat zij de kinderen bij zich hebben een pak minder werken.”

Ook de cliënten werd gevraagd wie graag vroeg op de dag geholpen wordt en wie pas later. Uurroosters van de medewerkers en wensen van de cliënten werden zo ineengeschoven. Clincke: “We werken met kortere blokken en bieden hulp op maat. Niet meteen een halve dag, maar bijvoorbeeld een uurtje voor het middagmaal of elke dag kortere blokjes in plaats van twee keer per week een halve dag.” Het is hulp die op een natuurlijkere manier aansluit bij het leven van cliënten en die medewerkers afwisseling biedt.

Het vergde een mentale omslag voor wie al een leven lang klokvast werkte. Maar al snel kon het flexibele uurrooster op hun enthousiasme rekenen. Wie aanvankelijk minder zat te juichen, was het middenkader dat onder andere de planning moet beheren. “Wij hebben veel tijd gestoken in informeren en sensibiliseren, in het organiseren van oefensessies en het beluisteren van hun verzuchtingen, om te komen tot iets waar iedereen achter stond,” zegt Elien Brasseur, teamcoördinator Thuiszorg.

Snel problemen vlaggen

De derde versnelling is voor binnenkort: de nieuwe Zorg@Home-app die Zorg Leuven samen met een extern bureau ontwikkelde. De app vervangt de fysieke cliëntenmap. Hij bevat de zorgplanning zodat de leidinggevende kan opvolgen welke taken zijn uitgevoerd. Medewerkers kunnen eventuele problemen bij de cliënt snel signaleren. Ze gebruiken hiervoor ook de signaalkaarten in de app die problemen vlaggen voor een ‘Plusteam’ achter de schermen, met onder andere een ergotherapeut, een eerstelijnspsycholoog en een mantelzorgcoördinator. Dat team kan de juiste hulp organiseren; het geeft medewerkers ook algemene coachingtips of tips op maat van één cliënt.

De app werd uitgebreid getest door de medewerkers en aangepast na hun opmerkingen. Ook voor deze app komen uitgebreide opleidingsmogelijkheden. “Om medewerkers te overtuigen van de meerwaarde ervan, herinneren wij eraan dat het met die fysieke cliëntenmap kan mislopen. Papieren kunnen verloren gaan zodat de privacy van cliënten soms letterlijk op straat dreigt te belanden, de map kan verkeerd gelegd worden. Met de app heb je altijd alles bij de hand en kan je snel bijsturen bij problemen, zonder al die mailtjes en telefoontjes,” zegt Katleen Vanhelmont.

Aantrekkelijke werkgever

Zorg Leuven gaat vanaf het najaar haar kennis over deze app delen met de sector. Dan gaat ook de vierde en laatste fase van het project in, met de organisatie van een e-learning-platform. Dit platform dient niet voor de basisopleiding, wel voor kleinere deelopleidingen die jaarlijks herhaald worden. “En met quizzen kunnen we een kwaliteitstoets doen: passen medewerkers nog toe wat ze geleerd hebben?” zegt Elien Brasseur.

Het effect van het hele project wordt nauwgezet opgevolgd aan de hand van een hele reeks indicatoren die mee werden uitgewerkt door Idea Consult. “Dit continu meten dwingt ons om geregeld te reflecteren en houdt ons bij de les,” zegt Hilde Clincke. Dit alles moet van Zorg Leuven een aantrekkelijke werkgever maken op een krappe arbeidsmarkt. “Dit is niet digitaliseren om te digitaliseren. Wij willen dit op een gezonde en intelligente manier doen zodat onze medewerkers tevreden en competente ambassadeurs van Zorg Leuven zijn.”